Audit Sumber Daya Manusia (pert12)

 Audit SDM

Merupakan suatu proses sistematik danformal yang didesain untuk:

– mengukur biaya dan manfaat keseluruhanprogram manajemen SDM

– membandingkan efisiensi dan efektivitaskeseluruhan program manajemen SDM dengankinerja organisasi di masa lalu, kinerja organisasi lain yang dapat dibandingkan efektivitasnya, dan tujuan organisasi

Tujuan Audit SDM

• Membantu memberikan kontribusi yangsignifikan terhadap tujuan-tujuan organisasi dan penciptaan nilai departemen SDM.

• Mendapatkan umpan balik, baik dari karyawan maupun manajer yang berkaitan dengan tugas-tugas dan pengelolaan SDM

• Membantu Manajer SDM dalam membuat keputusan

Manfaat Audit SDM

• Mengevaluasi keefektifan berbagai fungsi SDM rekrutmen dan seleksi, kompensasi, pelatihan,penilaian kinerja, dsb;

• Menganalisis kontribusi fungsi SDM pada operasi bisnis perusahaan;

• Melakukan benchmarking kegiatan SDM untuk mendorong perbaikan terus menerus;

• Mengidentifikasi berbagai masalah strategik dan administratif implementasi fungsi SDM;

• Menganalisis kepuasan para pengguna pelayanan departemen SDM;

• Mengevaluasi ketaatan terhadap berbagai peraturan perundangundangan, kebijakan dan regulasI pemerintah;

• Meningkatkan keterlibatan fungsi lini dalamimplementasi fungsi SDM

• Mengukur dan menganalisis biaya dan manfaat setiap program dan kegiatan SDM;

• Memperbaiki kualitas staf SDM;

• Memfokuskan staf SDM pada berbagai isu penting;
            • Mendorong keseragaman kebijakan-kebijakan dan praktik-praktik personalia

Lingkup Audit SDM

1. Audit Strategi Korpororasi/Kompatibilitas

2. Audit Fungsi SDM

3. Audit Kepuasan Karyawan

4. Audit Ketaatan/Kepatuhan Manajerial

Audit Strategi Korporasi

• Menilai keterkaitan dan konsistensi kebijakandan prosedur SDM dengan tujuan dan strategiperusahaan;  

• Mempelajari rencana bisnis jangka panjang, dan melakukan peninjauan lingkungan secarasistematis guna mengungkap tren tren yang berubah

Audit Fungsi SDM

• Merupakan penilaian atas berbagai fungsiyang dijalankan departemen SDM.Terdiri atas:

A. Audit Sistem Informasi SDM

   ·  Informasi Analisis Jabatan

·  Standard jabatan

·  Deskripsi jabatan

·  Spesifikasi jabatan

    ·    Rencana SDM

                            ·  Estimasi permintaan dan penawaran

·  Inventori keahlian

·  Bagan dan ringkasan penggantian

    ·    Administrasi Kompensasi

·  Tingkat gaji, upah, dan insentif

·  Paket kompensasi tambahan

·  Layanan perusahaan bagi karyawan

B. Audit Penyediaan dan Pengembangan Karyawan

    ·  Rekrutmen

· Sumber rekrutmen

· Jumlah/Ketersediaan calon karyawan

· Keefektifan Biaya

   ·  Seleksi

· Rasio seleksi

· Prosedur seleksi

· Praktek Seleksi : Kesetaraan kesempatan

   ·  Pelatihan dan Orientasi

· Program orientasi

· Tujuan dan prosedur pelatihan

· Teknik dan Metode Pelatihan

   ·  Pengembangan Karir

· Kebijakan dan praktik promosi, demosi, dan transfer : Keberhasilan penempatan internal

· Program perencanaan karir

· Program pengembangan SDM

Audit Kontrol dan Evaluasi Organisasi

      ·      Penilaian Kinerja

·      Standard dan ukuran kinerja

·      Metode dan Teknik penilaian kinerja

·      Penggunaan hasil penilaian

      ·      Hubungan Karywan Manajemen

·      Kepatuhan peraturan (hak dan kewajiban)

·      Hak‐hak manajemen

·      Penyelesaian perselisihan

Audit Pengendalian dan Evaluasi Organisasi

       ·      Pengendalian SDM

·      Komunikasi karyawan

·      Prosedur kedisiplinan

·      Prosedur perubahan dan pengembangan

       ·      Audit MSDM pada Manajer Lini

·      Praktik SDM

·      Kepatuhan terhadap kebijakan dan prosedur MSDM

Audit Kepuasan Karyawan

• Kinerja departemen SDM dinilai efektif jikamampu mencapai tujuan perusahaan dan sekaligus juga memenuhi kebutuhan parakaryawan.

• Jika kebutuhan karyawan tidak terpenuhi, maka cenderung akan timbul turnover, kemangkiran, dan aktivitas serikat pekerja.

• Moral dan kepuasan karyawan adalah prekondisi atau prasyarat bagi peningkatan produktivitas,keresponsifan, kualitas, dan pelayanan pelanggan.

• Kepuasan karyawan dapat diukur dengan survey kepuasan (satisfactory survey) yang dilakukansecara periodik.

• Contoh pertanyaan:

Seberapa puas saudara terhadap kesempatanberpartisipasi dalam pengambilan keputusan yang mempengaruhi pekerjaan saudara?

Elemen Kepuasan Karyawan

• Partisipasi dan keterlibatan dalam pengambilan keputusan

• Pengakuan (recognition) terhadap kinerja

• Akses terhadap informasi secara memadai untuk melaksanakan pekerjaan dengan baik

• Dorongan aktif untuk menjadi kreatif dan menggunakan inisiatif

• Dukungan untuk inovasi dan perbaikan kerja

• Tingkat dukungan dari fungsi staf

• Kondisi dan iklim pekerjaan

• Pekerjaan itu sendiri

• Kontak pekerjaan dengan rekan kerja

• Supervisi

• Kepemimpinan puncak

• Penggajian dan benefits

• Keamanan kerja

• Kesempatan karir dan promosi

• Pemberian balikan dan komunikasi

• Perencanaan organisasional

• Kepuasan menyeluruh dengan perusahaan

Langkahlangkah Survey Kepuasan

1. Perencanaan survei. Sasaran survei harusditentukan secara jelas

2. Perencanaan kuesioner. Kuesioner harus mencakup semua faktor situasi kerja yang diyakini berhubungan dengan kepuasan danketidakpuasan karyawan

3. Pengadministrasian kuesioner. Karyawan perludiorientasi agar memahami maksu survei.Prosedur yang biasa diterapkan adalah menyebarkan kuesioner secara anonim pada waktu kerja

4. Penganalisisan data. Tabulasi dapat dirinci berdasar departemen, jenis kelamin, status

karyawan, jenjang, dan kategori lain. Komparasihasil survei sebelumnya dan komparasi antar departemen akan memberikan wawasan bagi perbaikan

5. Pengambilan tindakan korektif. Setelah masalah diidentifikasi, tindakan korektif dapat diambil.Balikan tentang hasil survei dan tindak lanjut yang direncanakan pihak manajemen perlu dikomunikasikan kepada karyawan

Audit Ketaatan Manajerial

• Ketaatan Internal

Menilai dan mengukur berbagai kegiatan MSDM paramanajer lini. Apakah sesuai dengan berbagai kebijakan, prosedur, dan aturan yang berlaku

• Ketaatan Eksternal

–      Mengantisipasi berbagai regulasi dan informasi yang akanditerapkan oleh pemerintah

–   Menetapkan program dan prosedur untuk menjamin pemenuhan regulasi pemerintah Pelaksanaan Audit

• Pelaksana : Internal atau Eksternal organisasi
            • Langkahlangkah:

1. Memperkenalkan gagasan audit dan menekankanmanfaat yang diperoleh

2   Memilih 2. personel dengan ketrampilan yang luas dan memberikan pelatihan

3. Mengumpulkan data dari berbagai unit, jenjang, dan tahun yang berbeda dalam organisasi

4. Menyiapkan laporan audit untuk manager lini dan evaluasi departemen SDM

5. Mendiskusikan laporan dengan manager operasi

6. Menyatukan tindakan korektif

Instrumen Audit SDM

• Wawancara

• Kuesioner

• Analisis Historis

• Informasi Eksternal

• Eksperimen SDM

Laporan Audit

• Suatu deskripsi komprehensif yang berisi hasildiagnosis dan analisis berbagai temuan kegiatan audit yang mencakup baik penekanan terhadap berbagai praktik efektif maupun rekomendasi bagi perbaikan berbagai praktik yang tidak efektif.

• Karena laporan ditujukan kepada manajer dan staff departemen SDM dan manajer lini, tujuan dan lingkup audit perlu disusun secara lengkap dan tidak memihak, serta temuan dan simpulan dirumuskan secara obyektif.

Human Resource Information System (pert 11)

Sistem Informasi SDM (SI SDM)

         Prosedur sistematis untuk mengumpulkan menyimpan, mempertahankan, menarikdan memperoleh kembali berbagaidata/informasi yg dibutuhkan organisasi ttgSDM dan aktivitas-aktivitas personaliayang bertujuan untuk memudahkanpengambilan keputusan.

 SI SDM

• Sering disebut dengan istilah :

– HRIS (Human Resource Information System)

– HRMIS (Human Resource Management Information System)

– HRMS (Human Resource Management System)

• Program aplikasi komputer yang mengorganisir pengelolaan dan pelaksanaan manajemen SDM sebuah organisasi, untuk mendukung proses pengambilan keputusan.

Karakteristik Informasi

• Timely (tepat waktu): up to date

• Accurate (akurat): validitas data

• Concise (ringkas) : menyerap informasi

• Relevant (relevan) : sesuai dg kebutuhan

• Complete (lengkap)

Fungsi HRIS

1. Perekrutan dan Penerimaan (Recruiting and Hiring) yaitu SDM membantumenerima pegawai baru ke dalam perusahaan. SDM selalu mengikuti perkembangan terakhir dalam peraturan pemerintah yang mempengaruhi praktek kepegawaian dan menasehati manajemen untuk menentukan kebijakan yang sesuai.

2. Pendidikan dan Pelatihan yaitu Selama periode kepegawaian seseorang, SDM dapat mengatur berbagai program pendidikan dan pelatihan yang diperlukan untuk meningkatkan pengetahuan dan keahlian kerja pegawai.

3. Manajemen Data. SDM menyimpan database yang berhubungan dengan pegawai dan memproses data tersebut untuk memenuhi kebutuhan informasi pemakai.

4. Penghentian dan Admistrasi Tunjangan. Selama seseorang dipekerjakan oleh perusahaan mereka menerima paket tunjangan.Setelah penghentian, SDM mengurus program pensiun perusahaan bagi mantanpegawai yang berhak.

INPUT HRIS

1.Sub Sistem SIA (Sistem Informasi Akuntansi). SIAmenyediakan data akuntansi bagi HRIS sehingga database berisi gambaran yang lengkap dari sumber daya personil baik keuangan maupun non keuangan.

2. Sub Sistem Penelitian Sumber Daya Manusia. Bergungsi untuk mengumpulkan data melalui proyek penelitian khusus. Contoh: Penelitian Sukses (succession Study), Analisis dan Evaluasi Jabatan (JobAnalysis and Evaluation), dll

3. Sub Sistem Intelijen Sumber Daya Manusia. Berfungsi mengumpulkan data yang berhubungan dengan sumber daya manusia dari lingkungan perusahaan.

Sub Sistem Intelijen Sumber Daya Manusia

• Intelijen Pemerintah. Pemerintah menyediakan data daninformasi yang membantu perusahaan mengikutiberbagai peraturan ketenagakerjaan.

• Intelijen Pemasok. Pemasok mencakup perusahaan seperti perusahaan asuransi, yang

Memberikantunjangan pegawai, dan lembaga penempatan lulusan universitas serta agen tenaga kerja yang berfungsisebagai sumber pegawai baru.Para pemasok ini menyediakan data dan informasi yang memungkinkan perusahaan melaksanakan fungsi perekrutan dan penerimaan.

• Intelijen Serikat Pekerja. Serikat pekerja memberikan data dan informasi yang digunakan dalam mengaturkontrak kerja antara serikat pekerja dan perusahaan.

• Intelijen Masyarakat Global.Masyarakat global menyediakan informasi yang menjelaskan sumber daya lokal seperti perumahan,pendidikan, dan rekreasi.Informasi ini digunakan untuk merekrut pegawai dalam skala lokal, nasional dan internasional, dan untuk mengintegrasikan pegawai yang ada ke dalam komunitas lokalnya.

• Intelijen Masyarakat Keuangan. Masyarakat keuangan memberikan data dan informasi ekonomi yang digunakan dalamperencanaanpersonil

• Intelijen Pesaing. Beberapa perusahaan memandang pesaing mereka sebagai sumber pegawai baru yang baik, danmengumpulkan informasi mengenai praktek personalia pesaing, danmungkin informasi perorangan yang berpotensi untuk direkrut

OUTPUT HRIS

1. SubsistemPerencanaan Kerja. Merupakan informasi yangdibutuhkan olehmanajer atas untuk merencanakan kebutuhantenaga kerja dalam jangka pendek dan jangka panjang.Informasi ini meliputi informasi untuk analisis perputaran tenaga kerja (turnover), anggaran biaya tenaga kerja dan perencanaan tenaga kerja itu sendiri.

2. SubsistemPerekrutan. Merupakan informasi-informasi yang dibutuhkan untuk pengadaan tenaga kerja secara eksternalmaupun internal. Informasi-informasi ini diantaranya adalah informasi pasar tenaga kerja, penjadwalan wawancara, perekrutan

dan analisis rekruitmen.

3. SubsistemManajemen Angkatan Kerja. Merupakan informasi

informasi yang dibutuhkan untuk mengelola sumber daya manusiadi dalam organisasi. Informasi ini meliputi informasi pelatihan,penilaian atau evaluasi kerja, evaluasi keahlian, karir, realokasi jabatan, suksesi, dan kedisiplinan

4. Subsistem Tunjangan. Merupakan informasi tentang penggajian dan kompensasinya yang meliputi kehadirandan jam kerja, perhitungan gaji dan bonus, analisis kompensasi dan perencanaan kompensasi.

5. Subsistem Benefit. Meliputi benefit yang diterima oleh

karyawan. Benefit berbeda dengan kompensasi.Kompensasi lebih ke insentif yang dihubungkan dengankinerja karyawannya, sedang benefit lebih ke manfaat tambahan yang diterima karyawan sepeti dana pensiun.

6. Subsistem Pelaporan Lingkungan. Informasi informasi ini

berhubungan dengan keluhan-keluhan, kecelakaan selama kerja, kesehatan karyawan dan lingkungan kerjanya.

TAHAPAN PERANCANGAN DAN IMPLEMENTASI SI-SDM

1. Analisis pendahuluan dan sistem (studi kelayakan)

Analisis situasi/permasalahan, menentukan kendala lingkungan, menentukan sasaran, menentukan persyaratanoperasional, studi kelayakan dan buat laporan

2. Desain sistem pendahuluan

Skenario rinci, Merumuskan sistem alternatif, Menilaisistem alternatif, Memberi rekomendasi, Menentukanpersyaratan, Meramalkan efek faktor manusia dan rekayasa sistem yg diusulkan

3. Rekayasa sistem

Memberikan rincian komponen rekayasa, Kajianpendahuluan efektivitas biaya, Memilih alternatif desainterbaik, Merekomendasikan alternatif desain tsb, Memberikan spesifikasi desain pd pembuat program

4. Pengujian dan implementasi sistem

Menguji subsistem, Menguji keseluruhan sistem,Menjalankan SI-SDM tsb

5. Evaluasi dan pemantauan

Mengukur kinerja sistem, Mengevaluasi kinerja sistem,Memodifikasi sistem jika diperlukan, Monitor dan evaluasiberkesinambungan

Globalisasi SDM (pert 10)

The HR Challenges of International Business

• Penyebaran

– Menempatkan ketrampilan yg tepat sesuai kebutuhan (dengan mengabaikan letak geografisnya)

• Diseminasi pengetahuan & inovasi

– Penyebaran ke seluruh organisasi (dengan mengabaikan asalnya)

• Identifikasi & pengembangan bakat secara global

– Mengenali siapa yg memiliki kinerja terbaik dan mengembangkan kemampuannya

Perbedaan

• Budaya

• Sistem Ekonomi

• Hukum dan Hubungan Industrial

• Teknologi

Penyusunan Staf

• Ekspatriat seseorang yg bukan warga negara dari negara tempat mereka bekerja.

• Lokal warga negara dr negara tempat perusahaan multinasional itu memiliki kantor pusatnya

• Negara ketiga warga negara dari sebuah Negara selain dari negara asal atau negara setempat

• Subkontrak Penugasan karyawan lokal ke luar negeri  untuk  melakukan  pekerjaan-perjalanan  yang sebelumnya dilakukan oleh karyawan domestik negaranya

Nilai & Kebijakan Penyusunan Staf Internasional

• Etnosentris

– Pemikiran bahwa sikap, gaya manajemen, criteria evaluasi, dan manajer dari negara asal lebih superior

• Polisentris

– Keyakinan bahwa hanya para manajer Negara setempatlah yg benar2 dapat memahami budaya dan perilaku pasar negara setempat

• Geosentris

– Keyakinan bahwa seluruh staf manajemen haruslah berbasis global

  Faktor Penting Penugasan Internasional

Pengetahuan & motivasi

– Kemampuan manajerial & organisasi,  kreativitas, tanggung jawab, keyakinan diri, ketekunan, dll

Ketrampilan berhubungan

– Rasa hormat, sopan santun, empati, dll

Kemampuan beradaptasiKemampuan beradaptasi

– Fleksibilitas,  kestabilan emosi, mandiri,  peka politik, kemampuan menghadapi tekanan, dll

Keterbukaan budaya luar

– Minat dlm budaya asing, pengetahuan bahasa, pengalaman ke LN, dll

Situasi keluarga

– Kemampuan beradaptasi dr keluarga, kesediaan pasangan utk tinggal di LN, pernikahan yang stabil